MS Excel做資料輸入及統計分析

2. 輸入問卷資料和統計分析的步驟

把問卷資料輸入 Excel 工作頁的原則,是每一列(row)代表一份問卷,每一欄(column)則載入受訪者對問卷上每條問題所選擇的答案,而每一列的同一欄必須是同一條問題的答案。

在工作頁的第一列,填入每項資料的名稱,可以是中或英文,應力求簡短,切勿把整條問題輸入。以這個關於互聯網的調查為例,可先把每年級五份問卷資料輸入,待熟習一切分析資料的步驟後,才把其他問卷資料輸入,以免到最後未能掌握操作時,浪費了輸入資料的時間。必須緊記的是,電腦只是作為輔助媒介,若時間不容許學習操作,就要考慮其他處理資料的途徑,例如是用人手記錄及計算機計算結果。

若以英文做每欄的名稱,可以用字母及數字配搭,但勿單以數字作簡稱,以免跟問卷資料混淆。建立一個工作表以輸入問卷調查的資料及分析,可按以下步驟進行,並參考這份樣本問卷

(2.1) 打開新的 Excel 檔案,在第一列填入每項資料的簡稱:

編號 - 每份問卷在收集資料後所編配的順序號碼
Q1 - 受訪者回答第1題的答案
Q2 - 受訪者回答第2題的答案
Q3Q4Q5Q6 ...... Q12是對應問卷上每題編號作資料名稱。


(2.2) 在每列中輸入每份問卷的資料,如上圖一樣。

(2.3) 按需要對某些資料進行統計分析,例如要知道有多少人曾經使用過互聯網,可照下列步驟處理:

(2.3.1) 在「資料」中選擇「樞紐分析表及圖報表」(Data : PivotTable Report)

(2.3.2) 在出現的第一版提示中選擇「Excel清單或資料庫」(Excel list or database),然後按「下一步」。

 
(2.3.3) 在第二版的提示中填入要分析的資料範圍(Range),這次是由 A1O31,填寫的格式是 A1:O31,即是以「冒號」相隔起點及終點,然後按「下一步」。

 
(2.3.4) 在第三版的提示中,要做三個動作:
* 選擇 Q2(即這項資料的名稱)並拖放到「將列欄位拖曳到這裡」的空白位置上。
* 再把 Q2 拖放到中心的「將資料欄位拖曳到這裡」的位置上。
* 速按兩次在左上角灰色格內的 Q2,然後選擇「項目個數」(Count),再按「確定」。

 
(2.3.5) 若要轉換統計值,可按「樞紐分析表精靈」,然後按「版面配置」。

(2.3.6) 再次把 Q2 拖放到「列」的空位上,然後按「確定」,再按「完成」。


(2.3.7) 統計結果顯示在這三十份問卷中,有 14 人曾經使用過互聯網(即在第 2 題選「1.有」),有 16 人沒有使用過互聯網(即在第 2 題選「2.沒有」)。

(2.4) 可利用這頁的統計結果製作合適的統計圖,例如是條形圖或圓形圖。步驟如下:

(2.4.1) 把 A5 格的內容由「1」改為「有」,A6 格由「2」改為「沒有」,符合問卷上的選擇說明。

(2.4.2) 用滑鼠把 A5B6 的四格圍起來,然後按「插入」,再選擇「圖表」,一個「直條圖」便自動出現。

(2.4.3) 若要改變圖形種類,可按「圖片精靈」,從提示中選擇適合的種類,然後按「下一步」。


 
(2.4.4) 下一個步驟是填上適合的標題,及增減各樣資料說明。

(2.4.5) 再按「下一步」後,選擇「新的工作表」,然後按「完成」。

(2.4.6) 建立了圓形圖後,可更改字體大小、不同部份的顏色或顯示,例如變成了:  

(2.5) 「樞紐分析表」除了可進行單項分析外,還可處理兩個變項分析中常用的交互分類表列,步驟如下:

(2.5.1) 如前述一樣從「資料」中選取「樞紐分析表及圖報表」,進入第二版提示後,不用特別填入指定的範圍,直接按「下一步」進入第三版的提示。這時便會出現了全部的資料名稱。

 

(2.5.2) 例如要知道有沒有使用過互聯網,對課餘學習班的需要有沒有分別,便要把 Q10 放在「列欄位」格內、把 Q2 放在「欄欄位」格內、把「編號」放在「資料」的格內,並選擇「項目個數」做統計值。這堛漱p把戲是把「編號」放進「資料」的位置上,讓電腦統計出交互分類的結果:

有些版本的 Excel 可能會顯示不適合的統計結果,例如是計算數值總數,而不是為我們數算每項分類(即表表每個儲存格)的人數。要矯正這個情況,需要用滑鼠雙擊「加總/編號」,然後在彈出來的對話匣中,從「摘要方式」選單中選擇「項目個數」。



 

(2.5.3) 統計結果顯示,不論有沒有使用過互聯網(Q2 放在直向的 BC 欄),大部份人都需要參加課餘學習班(Q10 放在橫向的第 56 列 ):在 Q2 答「1. 有」的 14 人中,有 11 人答「1. 有需要」參加課餘學習班;在 Q2 答「2. 沒有」的 16 人中,有 11 人答「1. 有需要」參加。

(2.5.4) 以交互表列分析兩個變項,正統的做法是用百份比表達分析結果,而非僅僅比較實際數目。樞紐分析表卻是自動顯示實際數目,以社會統計的角度看是不理想的。要改變統計模式,先要滑鼠雙擊「加總/編號」,在彈出來的對話匣中按「選項」,然後從選單中選擇「總欄數的百份比」。你可能會發現另一個選擇是「總列數的百份比」,但社會統計的習慣是比較每欄(即垂直的總和是 100%)百份比的分佈變化,所以應該選擇「總欄數的百份比」。這個安排是有一個假設,就是圖中Q2是屬於背景變項(例如是性別、年齡組等)或「自變項」(近似是原因性質),Q10是屬於「依變項」(近似是結果性質)。若不能區分「自變項」或「依變項」,就既要比較「總欄數的百份比」,又要比較「總列數的百份比」。




(2.6) 在「樞紐分析表」和「工具」中的「資料分析」,還提供了很多統計分析的方法。由於這些統計方法需要熟悉相應的統計原理後才可運用自如,這堣ㄦ|作深入介紹,有需要可參閱一些專門的書籍。